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疫情防控云助力 協同辦公新局面 (轉載)
日期:2020-05-11    瀏覽:180    [返回]   [打印]

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     為做好疫情期間分階段錯時開學復課的準備,需要定期收集疫情防控的各項信息,如蘇康碼、大數據行程卡、承諾書等。那么,如何快速高效的收集全校師生的防疫信息,如何將各種表格和要求精準下發到師生家長手里,承諾書如何不接觸簽字回收等,這一系列的問題向我們的傳統辦公方式發起了挑戰。

 

疫情防控云助力

  為了打好這場沒有硝煙的戰役,學校信息中心拿出了“神器”——Office365平臺的協作與分享功能。

1.在協作組創建【疫情防控】文件夾

2.按上級要求設立相關數據子欄目

3.通過班級和部室群分發文件和通知

4.班主任和部室負責人督促收集數據

5.相關人員按要求上傳數據到協作組

通過這種協同辦公的方式,保證了在復課前定期快速高效集齊全校4個年級14個班級441名學生和79位教職員工的行程卡、蘇康碼、承諾書,還方便隨時隨地進行校園內部自查和上級領導督查。


 

 

信息技術培訓走在前

     疫情防控大數據工作能做到快速精準高效,與我校一直注重信息技術的培訓是分不開的。

     2019年南京市教育局為全市教師提供了免費Office365平臺賬號,信息中心分階段循序漸進開展培訓和指導,逐步推廣平臺的各項應用。

    早在20195月,信息中心就為學校所有老師申請了Office365帳號,從管理員授權、督促老師激活,到電腦端卸載舊版軟件、安裝Office365、首次帳號登陸、微信掃碼認證等一系列環節,學校組織開展了多種形式的培訓,集中培訓、QQ群答疑解惑、圖文教程、遠程協助、上門安裝指導等,編制教程在學校微信公眾號和云平臺空間推送,指導教師在多臺終端設備上安裝,為后期協同辦公提供了有力的支撐。  


 

   

    在Office 365平臺創建學校協作組,搭建好基礎框架,做好“樣板間”,規范文件命名,制定規則。   

    201910月先組織中層干部和班主任進行培訓,推廣Office365協作組應用,因為在協作組中各部室主管是中堅力量,班主任是家校溝通的橋梁,負責上傳下達、師生信息的收集整理,再按要求上傳到協作組中指定位置。  4

    20201月全員培訓推廣OneDrive5T云盤應用,督促老師們放假前使用OneDrive進行家校數據同步,再也不用擔心電腦會壞數據丟失,也不用拿移動硬盤或U盤復制了。 5

    20203月疫情防控期間,為了做好開學復課準備,開展深入應用培訓和指導,要求老師們在移動端、電腦端、網頁端之間能夠靈活應用。

  


 

協同辦公新局面

     這次疫情防控無接觸高效收集數據的工作要求,加速了學校管理層工作方式的轉變,校領導帶頭應用,中層干部引領,以點帶面,在全校推廣協同辦公新理念。 

    在協作組創建【照片庫】,隨拍隨傳,快速方便。一改過去單機上傳、專人收集整理,為大家網絡協同資源共建。


  
 

各處室紛紛建立部門工作文件夾,方便資料的收集和整理。

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    協作組為我們提供了海量存儲,隨著數據的日益增多,為了科學管理存儲空間,方便大家快速查詢,信息中心制定規則,規范文件命名。對文件夾進行編號,子文件夾移動歸類整合,對老師們誤操作的文件進行調整或刪除,并定期進行問題反饋。

     協同辦公真正開始深入到全校日常管理的各個方面,為智慧管理打開了新局面,同時也會帶來更多的問題值得思考,我們會在實踐運用中不斷優化改進,將“互聯網+管理”之路越走越扎實。

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